Der Weg zu Einkauf 4.0 – Optionen von „Stairway to Heaven“ bis „Highway to Hell“?

Da es nur schwer möglich ist, sich der medialen Präsenz des Digitalisierungs-Hype zu entziehen, ist es für die Betroffenen und Beteiligten in den Unternehmen zwingend notwendig,  ihre Position genau zu analysieren und ihre Handlungsoptionen auszuloten. Zunächst ist eine Fehleinschätzung nachhaltig zu korrigieren: die Digitalisierung ist kein Technologieprojekt, sondern eine Organisationsänderung. Will man das maximale Potenzial dieser Änderung ausschöpfen, dann ist das gesamte Unternehmen davon betroffen und nur durch gesamtheitliche Umsetzung im Zug eines intensiven Change Management zu erzielen. Will der Einkauf die Transformation zum Einkauf 4.0 erfolgreich umsetzen, dann sind wichtige Voraussetzungen zu schaffen, damit schwerwiegende Fehler vermieden werden und das eigene Digitalisierungsprojekt nicht wie viele ähnliche Projekte (ca. 80%) an anderer Stelle im Frust über verfehlte Ziele und vergeudete Ressourcen scheitert.

Entscheidende Erfolgsfaktoren zu Beginn des Transformationsprojekts sind Kommunikation und Transparenz. Der Einkauf muss sich unternehmensweit mit allen Beteiligten vernetzen und sich die Unterstützung der wichtigsten Sponsoren (Geschäftsleitung, Bereichsleitungen etc.) versichern, um eine einheitliche Zielorientierung zu gewährleisten. Dabei ist durch effiziente Kommunikation (Projektmarketing) zu vermitteln, dass die Organisationsänderung des Einkaufs zu Einkauf 4.0 kein Selbstzweck ist, sondern dem gesamten Unternehmen zugutekommt und nahtlos in die Digitalisierungsstrategie des Unternehmens eingebettet ist.

Die Transparenz der aktuellen Situation hinsichtlich des Beschaffungsportfolios (Beschaffungsobjekte), Beschaffungsprozesse und Lieferantenbasis ist dann die Voraussetzung für die ersten Änderungsschritte und kann durch den Einsatz moderner, durch geeignete Algorithmen und Künstlicher Intelligenz unterstützte  Tools wie z.B. Data Analytics, Categorizer und Process Mining, erzielt werden. Die Warengruppensegmentierung wird auf die notwendige und zur Ableitung von Beschaffungsstrategien geeignete Anzahl festgelegt/verbessert. Die Beschaffungsprozesse werden bezüglich Komplexität und Maverick Buying durchleuchtet und maximal verschlankt, standardisiert, maximal automatisiert und ggf. auch autonomisiert. Die Lieferantenbasis wird von Doubletten bereinigt und entsprechend den warengruppenspezifischen Beschaffungsstrategien auf den maximal notwendigen Umfang (z.B. Vorzugs-, Strategische-, Standard- und Auslauflieferanten) angepasst.

Der operative Einkauf (transaktionale Prozesse) für indirekten Bedarf stellt für den Einstieg in Einkauf 4.0 das am besten geeigneten Beschaffungssegment dar, um durch die maximale und durchgängige Digitalisierung  den Bedarfsträgern  eine „Amazonisierung“ der Beschaffungsprozesse anzubieten und den Einkauf von nichtwertschöpfenden Tätigkeiten zu entlasten. In diesem Schritt kommen eTools wie eKataloge, ePlattformen, eMarktplätze, Reverse-Sourcing und RfX-Tools zum Einsatz und für Freitextbestellungen können Beschaffungsdienstleister digital angebunden werden. Allerdings ist dies nur ein erster Schritt, der aber nach erfolgreicher Umsetzung bestens für das Projektmarketing geeignet ist, da unternehmensweit eine große Anzahl von Mitarbeitern die Vorteile nutzen können.

Für die Beschaffung des direkten Bedarfs, der in die vom Unternehmen hergestellten Güter und Dienstleistungen einfließt, ist für die Realisierung von Einkauf 4.0 entscheidend, dass der Einkauf frühestmöglich in den Produktlebenszyklus (Konzeption, Entstehung, Herstellung, Vermarktung) eingebunden ist. Durch eine lückenlose Digitalisierung des Informationsflusses entlang der gesamten Supply Chain (end to end) und konsequenten Nutzung der integrierten eTools können die Innovations-und Wertschöpfungspotenziale des Beschaffungsmarktes für das Unternehmen gefunden und genutzt werden.
Parallel dazu werden dann nach und nach weitere Elemente eines Einkauf 4.0 wie eLieferantenmanagement, GRC (Governance-,  Risiko- und Compliance-Management), Gutschriftverfahren , Vertrags- und Nachhaltigkeitsmanagement, Blockchain, Smart Contracts u.a. in digitaler Form eingeführt.

Zusammenfassend ist unter dem Begriff Einkauf 4.0 ein integrierter Bestandteil eines unternehmensweiten Digitalisierungskonzepts mit maximal digitaler Ausprägung der Informations-, Geld- und Warenflüsse zu verstehen. Dabei werden die transaktionalen Prozesse maximal automatisiert (Robotic Process Automation RPA) und für den strategischen Einkaufsbereich wird die Entscheidungsfindung zunehmend durch entsprechende eTools, Algorithmen und Künstliche Intelligenz unterstützt. Diese Veränderung hat für das Personal im Einkauf signifikante Konsequenzen. Viele Aufgaben werden von zunehmend leistungsfähigeren Systemen übernommen und für die strategischen und neue Aufgaben müssen neue Fähigkeiten bereitgestellt werden, damit der Einkauf seine Rolle als gleichwertiger Business Partner ausfüllen und sich auf den „Stairway to Heaven“ begeben kann.

Im Gegensatz zu einer „Big Bang Lösung“ bietet die schrittweise Auswahl und Implementierung der einzelnen Module zu einem integrierten Konzept Einkauf 4.0 die höchste Erfolgswahrscheinlichkeit, wenn die Betroffenen mitgenommen werden und zusammen mit den Beteiligten gemeinsam die PS auf den Boden gebracht werden.

Die hektische Implementierung einzelner, unzusammenhängender Module zur schnellen Lösung momentaner Probleme wird ebenso wenig zum Einkauf 4.0 führen wie der Versuch einer „copy & paste“ Methode durch die Implementierung einer Referenz- oder Standardlösung, da das spezifische Digitalisierungskonzept des Unternehmens die Randbedingungen für den Einkauf 4.0 bestimmen. Dann besteht das Risiko, dass man sich vorübergehend im Tal der Tränen oder im Extremfall auf dem „Highway to Hell“ befindet.