Erfahrungsbericht aus Projekten bei der Einführung des LkSG
Das Thema Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) rückt für alle näher. Ab dem 1. Januar 2024 müssen Unternehmen mit über 1.000 Beschäftigten die Vorgaben erfüllen. Und die Entwürfe der EU beinhalten eine Untergrenze von 500 Mitarbeitern. Höchste Zeit, sich von der konkreten Seite damit auseinander zu setzen.
Mit mehreren unserer Kunden haben wir Erfahrungen bei der Einführung der LkSG-Compliance sammeln können. Da sich manche Dinge ähneln, habe ich im Folgenden vier Denkanstöße aus der Praxis zusammengestellt, die in meinen Augen besondere Aufmerksamkeit verdienen.
1. Datenkonsolidierung für die Risikoanalyse
Für die Risikoanalyse der Zulieferer müssen Lieferantendaten eingeholt werden, welche dann zunächst plausibilisiert und bereinigt werden müssen. Häufig müssen in Unternehmensgruppen hierzu die Daten mehrerer Standorte konsolidiert- und Doubletten bereinigt werden, was anfänglich einen gewissen Aufwand bedeuten wird. Prinzip „Ownership“: Achten Sie darauf, dass dieses „Datenprojekt“ bestenfalls durch genau den Spezialisten durchgeführt wird, welcher auch die verantwortliche Schnittstelle der Risikoanalyse sein wird. Hier gilt das Motto: „Viele Köche verderben den Brei.“ Und sobald die Daten einmal fehlerhaft angelegt sind, ist der Aufwand einer Bereinigung sehr hoch.
2. Beschwerdeverfahren
Das LkSG fordert von betroffenen Unternehmen, dass diese ein Beschwerdeverfahren einführen und dass dieses von Anfang des ersten Berichtsjahres an „live“ ist.
Für die systemmäßige Abwicklung gibt es hier verschiedene Möglichkeiten, die von der Einrichtung eines Postfachs bis hin zum Einsatz einer passenden Software-Lösung reichen.
Da über das Beschwerdeverfahren praktisch jeder, egal ob eigene Mitarbeiter eines Standortes oder die eines Lieferanten, eine Beschwerde abgeben kann, ist es bei der Einrichtung des Prozesses jedoch kniffeliger. Hier ein paar Hinweise, wie Sie dies angehen können:
- Legen Sie fest, wie Beschwerden gehandhabt werden sollen. Die meisten Unternehmen entscheiden sich, einen zentralen und eigenständigen Beschwerdemanager zu benennen. Dieser plausibilisiert alle eingehenden Beschwerden inhaltlich und kausal, bearbeitet sie und steuert das Beschwerdemanagement.
- Definieren Sie konkrete Spielregeln, wie der Beschwerdemanager in Fällen agiert, in denen drohende oder tatsächliche Gesetzesverstöße vorliegen. Z.B. in welchen Fällen er direkt mit der Geschäftsführung eines jeweiligen Standortes in Verbindung tritt, da diese haftungsrechtlich die Verantwortung übernehmen muss, oder ob er zunächst die Geschäftsleitung der Holding einbezieht. Dieselbe Klarheit muss auch für die Handhabung möglicher Beschwerden auf Zuliefererseite gelten.
- Von Anfang 2024 fallen Unternehmen ab einer Größe von 50 Mitarbeitern unter das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSCHG) und haben hierfür ein (Hinweisgeber)-Verfahren im Unternehmen etabliert. Prüfen Sie die Überschneidungen zum LkSG und ob es Sinn macht, beide Verfahren zu verbinden.
3. Personal-Kapazitäten für weitere Nachhaltigkeitsthemen
Viele Unternehmen erhalten bereits von ihren Kunden Abfragen für CO2-Auskünfte, die damit ihrer Berichtspflicht der CSR-Richtlinie nachkommen, den CO2-Fußabdruck in der Lieferkette zu bewerten. Andere Kunden wiederum legen auch Wert auf die Aufnahme weiterer Nachhaltigkeitsinitiativen wie z.B. eines EcoVadis Ratings. Mein Tipp: Planen Sie für die zusätzlichen Anforderungen auch zusätzliche Kapazität ein. Ggf wird dadurch aus einer Teilzeitbeschäftigung eine Vollzeitbeschäftigung oder mehr.
4. Lieferanten-Tag
Es hat sich bewährt, dass Sie Ihre wesentlichen Lieferanten mittels eines Lieferantentags über den Stand der Dinge der Umsetzung Ihres Projektes informieren. Dies kommt weitaus besser an als kommentarlos ein Anschreiben mit Fragebögen oder Schulungsvideos zu versenden. Handhaben Sie einen Teil des Tages wie einen Workshop, indem Sie Ihre Lieferanten in Gruppen einteilen. Das Ganze sollte den Charakter eines Brainstormings innehaben. Zum einen, um noch besser auf offene Fragen eingehen zu können und zum anderen, damit Ihre Lieferanten aufzeigen können, was bei diesen in Sachen Nachhaltigkeit schon gemacht wird.
Was sind Ihre Erfahrung bei der Umsetzung des LkSG? Wenn Sie sich zum Thema austauschen möchten, melden Sie sich gerne unter voutsasnothing@durchdenkenvorne.de.
