So erstellen Sie zielführende Prompts im Einkauf
ChatGPT und andere Large-Language-Models (LLMs) können Einkäufer im Tagesgeschäft bei verschiedenen Tätigkeiten unterstützen. Hierzu wird eine Aufgabe, auch Prompt genannt, formuliert, um dem System die Anforderungen und das weitere Vorgehen mitzugeben. Das korrekte Formulieren der Befehle ist gerade zu Beginn entscheidend, um präzise und nützliche Ergebnisse zu erhalten.
1. Grammatikalische Grundlagen
Direkt vorweg: Korrekte Rechtschreibung und Syntax sind nicht ausschlaggebend für die Qualität der erhaltenen Antworten. Das System erkennt in den meisten Fällen den Sinn der Frage und sieht über grammatikalische Fehler hinweg. Gerade zu Beginn kann jedoch die richtige Interpunktion dabei helfen, Prompts beispielsweise über Stichpunkte und Klammern zu strukturieren.
2. Klarheit & Kürze
Eine der wichtigsten Grundlagen ist, die Kernbotschaft klar und prägnant zu formulieren. Lange und komplizierte Anfragen können dazu führen, dass die KI ungenaue Antworten liefert. Daher sollten Sie unnötige Details vermeiden und die Anfrage so straffen, dass sie in kurzer Form verständlich bleibt. Ein entscheidender Leitgedanke dabei: Kann der Prompt gekürzt werden, ohne dass die Klarheit darunter leidet? Oft reichen wenige gut gewählte Worte aus, um die richtige Antwort zu erhalten.
3. Art des Prompts
Bei der Erstellung eines Prompts ist es ebenso wichtig, sich über die Art der gewünschten Antwort Gedanken zu machen. Möchten Sie eine klare, gezielte Information erhalten, oder ist eine offene, umfassendere Antwort erforderlich? Ein Prompt, der die Antwortmöglichkeiten vorgibt (z. B. "Bewerte die folgende Bilanz nach Liquiditätsgrad 1, 2 und 3"), kann die KI darauf ausrichten, eine präzise Wahl zu treffen. Im Gegensatz dazu kann eine offene Anfrage wie "Wie bewertest du die folgende Bilanz?" eine umfangreichere Antwort erzeugen, die verschiedene Ansätze und Perspektiven beleuchtet. Je nach Ziel sollte der Prompt also so gestaltet werden, dass die KI entweder gezielt oder flexibel antwortet. Gerade für unerfahrene Nutzer lohnt es sich, zu Beginn offene Fragen zu stellen, um die Möglichkeiten des Systems auszuloten.
4. Neutralität & Eindeutigkeit
Vorurteilsbehaftete oder vage formulierte Prompts können die KI in eine bestimmte Richtung lenken oder zu missverständlichen Ergebnissen führen. Ein guter Prompt vermeidet mehrdeutige Formulierungen und ist so gestaltet, dass er keine voreingenommenen Annahmen enthält. So könnte die Anfrage "Warum haben meine Lieferanten eine schlechte Lieferperformance von nur 99%?" dazu führen, dass ChatGPT zu der Überzeugung gelangt, hierbei handele es sich tatsächlich um einen schlechten Wert. Stattdessen sollte neutraler formuliert werden: "Meine Lieferanten haben eine Lieferperformance von 99%. Welche Faktoren beeinflussen die Lieferperformance von Lieferanten?". Auf diese Weise erhalten Sie eine objektivere Antwort.
5. Kontext
Um hilfreiche Antworten zu erhalten, ist es wichtig, ChatGPT relevante Hintergrundinformationen zum besseren Verständnis bereitzustellen. Es ergibt sich zudem die Möglichkeit, eine Perspektive einzunehmen. Anstatt "Was ist bei Konsignationslagern zu beachten" zu schreiben, sollte spezifiziert werden, etwa: "[Ich bin strategischer Einkäufer.] Was ist bei Konsignationslagern zu beachten?" Dabei empfiehlt es sich, den Kontext in eckige Klammern zu setzen. Dadurch wird es für Sie und die KI leichter, zwischen Hintergrundwissen und Aufgabenstellung zu unterscheiden.
5 Beispielprompts für den Einkauf
Wenn die obigen Punkte berücksichtigt werden, bieten ChatGPT und andere Large Language Models einen echten Mehrwert im Tagesgeschäft von Einkäufern.
Hinweis: Es lohnt sich, erfolgreiche Prompts in einem mit Kollegen geteilten Word- oder Textdokument anzulegen. So hat man jederzeit Zugriff auf erprobte Formulierungen, die dem gesamten Einkaufsteam helfen, effizienter zu arbeiten und ähnliche Aufgaben schneller zu erledigen.
1. Erstellen von Schritt-für-Schritt-Anleitungen
"Ich bin im strategischen Einkauf tätig und soll ein Onboarding-Dokument erstellen. Dabei soll ich zeigen, wie ein Wertkontrakt in SAP MM angelegt wird. Bitte gib mir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung."
Mit Hilfe dieses Prompts zeigt ChatGPT die grundlegenden Schritte zur Anlage eines Wertkontrakts in SAP (Materialwirtschaft). Für das Onboarding Dokument empfiehlt es sich, die entsprechenden Schritte mit Screenshots zu dokumentieren. Außerdem kann im weiteren Chatverlauf auf einzelne Punkte mit weiteren Prompts näher eingegangen werden, wie zum Beispiel:
"Bitte erkläre mir die Unterschiede zwischen Wertkontrakt und Mengenkontrakt in SAP."
Besonders praktisch an der Erstellung einer Schritt-für-Schritt Anleitung ist, dass die KI so auch genutzt werden kann, um leicht nachvollziehbare Antworten zu eigenen Fragen hinsichtlich verschiedener Prozesse, SAP-Transaktionen oder auch Excel-Formeln zu bieten.
Hinweis: ChatGPT hat ein Output-Limit von ca. 4.000 Zeichen (zum Vergleich: Dieser Artikel hat eine Länge von etwa 6.600 Zeichen). Wenn es sich um eine umfangreiche Erklärung handelt, lohnt es sich daher, auf stichpunktartiger Darstellung zu bestehen oder gar nur nach einem Leitfaden für die Anleitung zu fragen.
2. Bilderkennung und -konvertierung
"Mein Kollege hat mir einen Screenshot einer Tabelle geschickt. Ich möchte darin in Excel arbeiten. Bitte gib mir die Tabelle entsprechend aus."
Es kommt häufiger vor, dass wichtige Informationen oder Daten lediglich als Bild vorliegen, was die direkte Bearbeitung erschwert. Hierbei kann man auf ChatGPT zurückgreifen, um Konvertierungen schnell durchzuführen und Zeit zu sparen. Mit dem obenstehenden Ansatz wird der Inhalt aus einem Bild ausgelesen und in ein bearbeitbares Format umgewandelt. Dies funktioniert, je nach Bildqualität, auch mit eingescannten Dokumenten oder fotografierten Elementen, beispielsweise Etiketten.
Hinweis: Bei der Bilderkennung erweist sich die KI als fehleranfällig, nach der Konvertierung sollte das Ergebnis daher stets Korrektur gelesen werden. Trotz dieses Mankos ergibt sich in vielen Fällen eine immense Zeitersparnis.
3. Spezifikationen und Lieferantensuche
"[Ich arbeite als strategischer Einkäufer im Maschinenbau. Zum jetzigen Zeitpunkt erhalte ich meistens unspezifizierte Anfragen von der Konstruktion für Netzteile im Schaltschrank. Ich möchte maximal 7 Fragen an die Konstruktion stellen, durch deren Beantwortung ich ein möglichst genaues Spezifikationsblatt erhalte. Dabei sollte der Fokus auch auf die kostentreibenden Bestandteile gelegt werden.] Welche Fragen sollte ich stellen?"
Dieser Prompt ermöglicht es Einkäufern, sich in die technischen Voraussetzungen eines gesuchten Produktes einzuarbeiten. Besonders hilfreich ist dabei der folgende Anschlussprompt:
"Bitte beantworte diese Fragen tabellarisch mit Beispielwerten."
Durch die schrittweise Vorgehensweise „erarbeitet“ sich ChatGPT das Spezifikationsblatt. Die somit erhaltenen Werte können einfacher hinterfragt und zur Prüfung an die Konstruktion gegeben werden.
Hinweis: Hier wird der KI die Formatierung der Antwort durch eine entsprechende Formulierung als Tabelle vorgegeben. Diese Funktion kann sich ebenso bei Pro- und Contra Listen oder einem ersten Excel-Entwurf zu Nutze gemacht werden.
4. Interne und externe Kommunikation
"Du bist Einkaufsleiter für das Unternehmen „A“. Erstelle eine E-Mail an den Lieferant für LED-Leuchten „B“. Es geht um ein Quartalsfeedback zu den KPIs Qualität und Lieferperformance. Diese werden auf einer Skala von 1 (sehr schlecht) bis 10 (sehr gut) bewertet und haben sich wie folgt im Vergleich zum vorherigen Quartal verändert:
- Qualität: 5, um 2 Punkte schlechter
- Lieferperformance: 9, unverändert
Erläutere den Einfluss auf unsere Montageprozesse und bitte um eine Stellungnahme."
Die schnelle Erstellung und Bearbeitung von Texten ist die Kernkompetenz von ChatGPT. Daher eignet sich die KI insbesondere für den Einsatz in der internen oder externen Kommunikation. Praktisch ist hierbei die Möglichkeit, den Tonfall zu adjustieren oder die E-Mail in unterschiedlichen Sprachen ausgeben zu lassen. Somit lassen sich Sprachbarrieren schnell und zuverlässig überbücken.
Hinweis: ChatGPT kann ebenfalls zur Zusammenfassung längerer E-Mail-Verläufe oder zur Bewertung des eigenen Tonfalls herangezogen werden. Letzteres ist insbesondere für Emails, bei denen eine Sender-Empfänger-Diskrepanz entstehen könnte, interessant. Dabei bittet man die KI, sich in die Rolle des Empfängers zu versetzen und fragt, wie er die E-Mail versteht und welche Punkte missverständlich zu der eigenen Intention aufgefasst werden könnten.
5. Anforderungsprofil
"Ich möchte HR damit beauftragen, eine neue Position in meiner Einkaufsabteilung zu besetzen. Erstelle ein Anforderungsprofil für die Position Projekteinkäufer im Maschinenbau. Beschreibe die wichtigsten Verantwortlichkeiten in dieser Rolle, wie z.B. Lieferantenmanagement, Vertragsverhandlungen und Warengruppenmanagement. Betone die strategische Bedeutung für das Unternehmen. Berücksichtige die benötigten Qualifikationen und Erfahrungen. Erwähne notwendige Fähigkeiten, insbesondere Verhandlungsgeschick sowie Sprachkenntnisse (Deutsch und Englisch fließend)."
Mit diesem Prompt lässt sich eine Grundlage für die Personalsuche oder Weiterentwicklungspläne für bestehende Mitarbeiter schaffen. Dabei tritt man in einen Dialog, um das eigene Anforderungsprofil zu schärfen. Danach kann eine interne Priorisierung der Voraussetzungen vorgenommen und an HR weitergegeben werden.
Hinweis: Aufgrund des beschriebenen Output-Limits empfiehlt es sich, ChatGPT nicht direkt nach einer vollständigen Stellenbeschreibung zu fragen, sondern auf dem erarbeiteten Anforderungsprofil aufzubauen.
Die obenstehenden Artikel zum Thema ChatGPT sind im Dezember 2024 im „Einkaufsmanager“ von ZOLEX erschienen. Die Originalversionen dieser beiden Artikel finden Sie hier als PDF-Dateien zum Download:
